Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen entnehmen Sie der unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Geltungsbereich dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für drei Angebote:

• diese Website bergdigitals.de — Abschnitte 1 bis 4;
• unsere SaaS-Anwendung BERG AI Chatbot Platform (platform.bergdigitals.de) — Abschnitt 5;
• unsere mobile App BERG Operator für iOS und Android — Abschnitt 6.

Die allgemeinen Angaben in Abschnitt 3 (verantwortliche Stelle, Rechtsgrundlagen, Ihre Rechte) gelten für alle drei Angebote.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen — z. B. Daten, die Sie in unser Kontaktformular eingeben. Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Daten aus dem Kontaktformular nutzen wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Host Europe GmbH, Hansestraße 111, 51149 Köln (nachfolgend „Host Europe“). Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst Host Europe verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adressen.

Die Verwendung von Host Europe erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

3. Allgemeine Hinweise und Pflicht­informationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind, wenn wir ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Unsere Internetseiten verwenden so genannte „Cookies“. Cookies sind kleine Datenpakete und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert.

Diese Website nutzt Cookies ausschließlich in technisch erforderlichem Umfang sowie — soweit einwilligungsbedürftig — nur nach Ihrer Einwilligung über unser Consent-Tool (siehe „Einwilligung mit Cookiebot“). Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren.

Soweit Cookies zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen erforderlich sind, werden diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Sofern eine Einwilligung zur Speicherung von Cookies abgefragt wurde, erfolgt die Speicherung ausschließlich auf Grundlage dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG); die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Einwilligung mit Cookiebot

Unsere Website nutzt die Consent-Technologie von Cookiebot, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies auf Ihrem Endgerät oder zum Einsatz bestimmter Technologien einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren. Anbieter dieser Technologie ist Cybot A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark (im Folgenden „Cookiebot“).

Wenn Sie unsere Website betreten, wird eine Verbindung zu den Servern von Cookiebot hergestellt, um Ihre Einwilligungen und sonstigen Erklärungen zur Cookie-Nutzung einzuholen. Anschließend speichert Cookiebot ein Cookie in Ihrem Browser, um Ihnen die erteilten Einwilligungen bzw. deren Widerruf zuordnen zu können. Die so erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, das Cookiebot-Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Der Einsatz von Cookiebot erfolgt, um die gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungen für den Einsatz von Cookies einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen.

Ihre aktuellen Cookie-Einstellungen können Sie jederzeit hier einsehen und ändern:

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website — hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen — insbesondere Aufbewahrungsfristen — bleiben unberührt.

Damit eine Anfrage nicht liegen bleibt, benachrichtigt unser System unser eigenes Team unmittelbar nach dem Absenden über den Messenger Telegram; die Benachrichtigung enthält die von Ihnen angegebenen Daten. Anbieter ist die Telegram FZ-LLC, Dubai (VAE). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer kurzfristigen Reaktion auf Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Möchten Sie das nicht, senden Sie uns Ihre Anfrage stattdessen per E-Mail oder Telefon.

Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die Rechtsgrundlagen und die Speicherdauer entsprechen den Angaben im Abschnitt „Kontaktformular“.

KI-Chatbots („KI Growth Agent“ und „Express-Check“)

Auf unserer Website bieten wir KI-gestützte Chatbots an: den „KI Growth Agent“ als allgemeinen Erstkontakt und auf einzelnen Landingpages den „Express-Check“, mit dem Interessenten in einem kurzen Dialog eine erste, unverbindliche Einschätzung zur Passgenauigkeit eines Förderprogramms erhalten können. Verarbeitet werden dabei Ihre Eingaben im Chat (z. B. Angaben zum Unternehmen, zum geplanten Vorhaben, zu genutzten Systemen) sowie — sofern Sie diese freiwillig angeben — Kontaktdaten wie Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

Die Chatbots laufen auf unserer eigenen Serverinfrastruktur (BERG AI Chatbot Platform, Hosting in Frankfurt am Main, siehe Abschnitt 5). Für die Formulierung der Antworten wird der Gesprächsverlauf an das KI-Sprachmodell unseres Dienstleisters Anthropic PBC übermittelt; Einzelheiten zur KI-Verarbeitung und zu allen beteiligten Dienstleistern finden Sie in Abschnitt 5. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage der Anbahnung eines Vertrags dient, im Übrigen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Vorqualifizierung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Möchten Sie im Anschluss an den Chat kontaktiert werden, fragen wir hierfür Ihre ausdrückliche Einwilligung ab.

Für den Betrieb des Chatfensters speichert unser Widget nach Ihrer ersten Eingabe eine Besucherkennung und einen Sitzungs-Token im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage), damit Ihr Gespräch beim Seitenwechsel nicht verloren geht. Dies ist für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); ohne Interaktion mit dem Chat wird nichts gespeichert. Bietet der Chat ein Telefonat mit dem KI-Assistenten an, holen wir vor dem Gespräch Ihre gesonderte Einwilligung ein und weisen darauf hin, dass die Audiodaten verarbeitet werden.

Ihre Angaben aus dem Chat werden intern zur Auswertung der Anfrage sowie — bei entsprechendem Interesse Ihrerseits — zur Kontaktaufnahme genutzt und über die in Abschnitt 5 genannten Auftragsverarbeiter hinaus nicht ohne Rechtsgrundlage oder Einwilligung an Dritte weitergegeben. Die Speicherdauer entspricht den Angaben im Abschnitt „Kontaktformular“.

Terminbuchung mit Calendly

Für die Vereinbarung von Beratungsterminen nutzen wir den Dienst Calendly der Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA. Wenn Sie auf einen unserer Buttons zur Terminbuchung klicken, öffnet sich ein Buchungsfenster von Calendly, in dem Sie einen freien Termin auswählen können. Verarbeitet werden dabei die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name und E-Mail-Adresse), der gewählte Termin sowie technische Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse.

Die Inhalte und Skripte von Calendly werden erst geladen, wenn Sie aktiv auf einen Buchungs-Button klicken — beim bloßen Aufruf unserer Seiten wird keine Verbindung zu Calendly hergestellt. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie, soweit einwilligungsbedürftig, Ihre durch das Anklicken erteilte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bei der Nutzung von Calendly können personenbezogene Daten in die USA übertragen werden. Calendly ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich stützt sich die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Einzelheiten zur Datenverarbeitung durch Calendly finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter https://calendly.com/de/pages/privacy.

5. BERG AI Chatbot Platform (SaaS)

Unter platform.bergdigitals.de betreiben wir die BERG AI Chatbot Platform — eine mandantenfähige Software, mit der unsere Geschäftskunden eigene KI-Chatbots für ihre Website, für Messenger-Kanäle und für Sprachdialoge betreiben und daraus entstehende Anfragen bearbeiten. Dieser Abschnitt beschreibt die Verarbeitung in dieser Anwendung. Sie gilt zusätzlich zu den allgemeinen Angaben in Abschnitt 3.

Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

• Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO sind wir für die Daten unserer Kunden und ihrer Mitarbeitenden, die ein Konto in der Plattform nutzen: Registrierung, Anmeldung, Team-Verwaltung, Tarif und Abrechnung, Support.
• Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO sind wir für alle Inhalte, die im Chatbot eines Kunden anfallen — insbesondere für die Nachrichten der Besucher und Interessenten unserer Kunden. Verantwortlicher ist in diesem Fall der jeweilige Kunde; er legt Zwecke und Mittel fest, wir verarbeiten ausschließlich nach seiner Weisung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV), den jeder Kunde vor der Nutzung im Admin-Bereich abschließt und der die unten genannten Unterauftragsverarbeiter benennt.

Sie haben mit einem Chatbot auf der Website eines unserer Kunden gesprochen? Dann ist für diese Verarbeitung der Betreiber jener Website verantwortlich, und seine Datenschutzerklärung ist maßgeblich. Richten Sie Auskunfts- oder Löschverlangen bitte an ihn. Erreicht uns eine solche Anfrage direkt, leiten wir sie unverzüglich an den betreffenden Kunden weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung; eine eigene Entscheidung über diese Daten treffen wir nicht.

Für die Chatbots auf unserer eigenen Website (Abschnitt 4) sind wir selbst verantwortlich. Sie laufen technisch auf derselben Plattform, sodass die folgenden Angaben zu Speicherort, KI-Verarbeitung, Empfängern und Sicherheit auch dort gelten.

Kundenkonto und Nutzung der Plattform

Für Konten in der Plattform verarbeiten wir: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash, argon2id), Rolle und Zugehörigkeit zum Kundenkonto, gewählte Sprache der Oberfläche, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, fehlgeschlagene Anmeldeversuche und eine daraus folgende befristete Sperre, aktive Sitzungen, Tarif- und Nutzungsdaten (Anzahl der Nachrichten, KI-Kosten, belegter Speicherplatz), ein Protokoll sicherheitsrelevanter Vorgänge (Audit-Log) sowie die Zustimmung zum AVV mit Version, E-Mail-Adresse, IP-Adresse und Zeitpunkt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags), für Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und für die Dokumentation der AVV-Zustimmung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 28 Abs. 9 DSGVO. Anmelde-Sitzungen laufen spätestens nach sieben Tagen ab. Kontodaten löschen wir nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Im Rahmen des Betriebs versenden wir transaktionale E-Mails: Bestätigung der Registrierung, Zurücksetzen des Passworts, Einladungen ins Team sowie Hinweise auf Änderungen von Passwort oder E-Mail-Adresse. Der Versand erfolgt über unser eigenes Postfach bei unserem Hoster; diese Nachrichten enthalten kein Öffnungs- oder Klick-Tracking. Werbliche Newsletter versenden wir über die Plattform nicht.

Beim Aufruf der Plattform fallen Server-Logfiles an (IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Ressource, Browser und Betriebssystem). Sie dienen dem sicheren und fehlerfreien Betrieb, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Anmeldung nutzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (httpOnly, SameSite=Lax); Tracking- oder Marketing-Cookies setzt die Plattform nicht.

Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Betroffene Personen sind Besucher, Interessenten und Gesprächspartner unserer Kunden. Verarbeitet werden dabei:

• Chatinhalte — alle Nachrichten des Gesprächs mit dem Bot oder mit einem Mitarbeitenden des Kunden, samt Zeitstempel und Gesprächsverlauf;
• freiwillige Kontaktangaben — Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Funktion;
• Ergebnisse der Qualifizierung — die vom Bot erfassten Angaben zum Anliegen, das Ergebnis des Gesprächs sowie interne Notizen des Kunden-Teams;
• hochgeladene Dateien — Dokumente und Fotos, die im Chat gesendet werden;
• Sprachdaten, sofern der Kunde die Sprachfunktionen aktiviert hat — Sprachnachrichten sowie bei einem Anruf mit dem KI-Assistenten die Audiodaten des Gesprächs und deren Transkript;
• Kanal- und Herkunftsdaten — genutzter Kanal und dessen Kennung (z. B. Telegram-ID, WhatsApp-Telefonnummer, Instagram-Kennung), Anzeigename im Messenger, Referrer, Landing-URL, UTM-Parameter und Klick-IDs von Werbenetzwerken sowie ein funktionaler Besucher-Token.

IP-Adressen der Besucher speichern wir nicht in der Konversationsdatenbank.Sie fallen nur in den Server-Logfiles an (siehe oben) und werden nicht mit dem Gesprächsverlauf zusammengeführt.

Messenger-Kanäle. Verbindet ein Kunde einen Messenger, empfangen wir die dort an ihn gerichteten Nachrichten über die Schnittstelle des jeweiligen Anbieters (Telegram Bot API, WhatsApp Business Cloud API, Instagram-API von Meta) — bei Instagram auf Wunsch des Kunden auch öffentliche Kommentare unter seinen Beiträgen, auf die der Bot antwortet. Für die Verarbeitung innerhalb des Messengers selbst ist dessen Anbieter verantwortlich; es gelten dessen Datenschutzbestimmungen. Die Zugriffstoken unserer Kunden speichern wir verschlüsselt.

Speicherort, Hosting und Sicherheit

Anwendung, Datenbank und Dateispeicher der Plattform laufen in der Europäischen Union bei der Amazon Web Services EMEA SARL (Region Frankfurt am Main, eu-central-1). Die Übertragung erfolgt ausschließlich TLS-verschlüsselt. Zugangsdaten und Schlüssel unserer Kunden werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM). Es gelten rollenbasierte Zugriffsrechte und eine strikte Mandantentrennung: Kunden sehen ausschließlich ihre eigenen Daten, und unser Plattform-Administrator hat keinen Zugriff auf die Konversationen unserer Kunden. Von der Datenbank erstellen wir tägliche Sicherungen mit einer Aufbewahrung von 30 Tagen.

Einsatz von KI-Sprachmodellen

Für die Erzeugung der Antworten übermitteln wir den Gesprächsverlauf, die Bot-Konfiguration des Kunden und ggf. Inhalte seiner Wissensdatenbank an das KI-Sprachmodell unseres Dienstleisters Anthropic PBC; hat ein Kunde einen anderen Anbieter hinterlegt, an diesen. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich zur Erzeugung der jeweiligen Antwort. Nach den für uns geltenden Vertragsbedingungen dieser Anbieter werden über die Programmierschnittstelle übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet.

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall mit rechtlicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt: Der Bot beantwortet Fragen und bereitet Anfragen strukturiert auf, die Entscheidung über das weitere Vorgehen trifft ein Mensch beim jeweiligen Kunden. Ein Gespräch kann jederzeit an einen Mitarbeitenden übergeben werden. Dass Sie mit einem KI-Assistenten sprechen, wird im Chat kenntlich gemacht.

Unterauftragsverarbeiter und Empfänger

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Die als „optional“ gekennzeichneten Dienste werden nur verwendet, wenn der jeweilige Kunde sie in seinen Einstellungen aktiviert; mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

Qualifizierte Anfragen werden standardmäßig in der Plattform selbst verwaltet (integrierte CRM-Funktion), also ohne Übermittlung an Dritte. Nur wenn ein Kunde in seinen Einstellungen ausdrücklich ein externes CRM verbindet, werden die betreffenden Kontakt- und Anfragedaten dorthin übertragen; verbindet er ein anderes als das oben genannte System, wird dieses vorab in seinen Auftragsverarbeitungsvertrag aufgenommen.

Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA oder andere Drittländer übermittelt werden, stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und — soweit der Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist — zusätzlich auf diesen Angemessenheitsbeschluss. Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist Bestandteil des AVV; über beabsichtigte Änderungen informieren wir unsere Kunden und räumen ihnen ein Widerspruchsrecht ein.

Speicherdauer, Export und Löschung

Konversationen und die daraus gewonnenen Daten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses mit dem jeweiligen Kunden und nach dessen Weisung. Der Kunde kann im Admin-Bereich jederzeit einzelne Konversationen löschen — dabei werden die Nachrichteninhalte und die Kontaktdaten des Besuchers unwiderruflich anonymisiert und der Verlauf dauerhaft aus dem Kontext der KI entfernt —, seine Daten vollständig exportieren (Art. 20 DSGVO) oder die vollständige Löschung seines Mandanten verlangen. Nach Vertragsende werden die Daten auf Wunsch des Kunden zurückgegeben oder gelöscht. In den verschlüsselten Datenbanksicherungen verbleiben gelöschte Daten maximal 30 Tage.

6. Mobile App „BERG Operator“ (iOS und Android)

BERG Operator ist die mobile App zur oben beschriebenen Plattform. Sie richtet sich ausschließlich an Mitarbeitende unserer Geschäftskunden, die eingehende Anfragen unterwegs bearbeiten: Anfragen ansehen und beantworten, den Bot pausieren, Kontakte einsehen. Eine Registrierung in der App gibt es nicht — die Nutzung setzt ein bestehendes Plattform-Konto voraus, und die App speichert Daten ausschließlich auf dem Server der Plattform. Anbieter der App ist Berg Digitals (Kontaktdaten in Abschnitt 3).

Für die Anmeldedaten, die Sitzung auf dem Gerät und die Push-Benachrichtigungen sind wir verantwortlich. Für die Inhalte, die in der App angezeigt werden — Konversationen, Kontakte, Dateien —, gilt Abschnitt 5: insoweit verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Kunden.

Welche Daten die App verarbeitet

• Anmeldung und Sitzung. E-Mail-Adresse und Passwort werden ausschließlich zur Anmeldung an die von Ihnen gewählte Serveradresse der Plattform übertragen. Auf dem Gerät wird lediglich ein Sitzungs-Token im geschützten Systemspeicher abgelegt (iOS Keychain bzw. Android EncryptedSharedPreferences); das Passwort wird auf dem Gerät nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Push-Benachrichtigungen. Erlauben Sie Benachrichtigungen, erhält die App vom Betriebssystem eine Gerätekennung (Push-Token), die wir verschlüsselt speichern und mit Ihrer Sitzung verknüpfen; gespeichert werden zusätzlich die Plattform (iOS/Android) und der Zeitpunkt der letzten Nutzung. Der Versand läuft über den Expo Push Service und von dort über Apple Push Notification service bzw. Firebase Cloud Messaging. Eine Benachrichtigung enthält eine Vorschau des Anlasses (etwa Name oder Unternehmen und einen Auszug der Nachricht) und kann daher auf dem Sperrbildschirm sichtbar sein. Rechtsgrundlage ist Ihre über den Systemdialog erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG); Sie können sie jederzeit in den Systemeinstellungen widerrufen. Beim Abmelden und mit Ablauf der Sitzung wird die Registrierung des Geräts gelöscht.
• Geräteberechtigungen. Kamera und Fotos (um ein Dokument zu fotografieren oder zu senden und um eine empfangene Datei zu speichern), Mikrofon (Sprachnachricht) sowie das System-Teilen-Menü (um eine Datei aus einer anderen App zu übernehmen). Zugegriffen wird nur auf die von Ihnen im jeweiligen Moment ausgewählte Datei — die Fotogalerie wird nicht ausgelesen, Standortangaben in Fotos werden nicht angefordert. Jede Berechtigung kann in den Systemeinstellungen entzogen werden; die App bleibt im Übrigen nutzbar.
• App-Aktualisierungen. Die App bezieht Aktualisierungen über den Dienst EAS Update von Expo. Dabei werden technische Daten (App- und Laufzeitversion, Plattform, IP-Adresse) an Expo übertragen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der zügigen Auslieferung von Fehlerkorrekturen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Kein Tracking, keine Werbung. Die App enthält keine Werbe-, Analyse- oder Crash-Reporting-SDKs, erstellt keine Nutzungsprofile und gibt keine Daten zu Werbezwecken weiter. Firebase wird ausschließlich zur Zustellung von Push-Benachrichtigungen unter Android eingesetzt, nicht zur Analyse. Standortdaten, Adressbuch und Kalender des Geräts werden nicht ausgelesen.

Zugang und Daten löschen

Ihr Zugang wird von dem Kunden verwaltet, für den Sie tätig sind: Der Inhaber des Kundenkontos kann ihn jederzeit im Admin-Bereich unter „Team“ entfernen; damit enden auch alle Sitzungen und Push-Registrierungen. Unabhängig davon können Sie die Löschung Ihres Zugangs und der dazugehörigen Daten jederzeit formlos per E-Mail an contact@bergdigitals.de verlangen; wir bestätigen Ihnen die Löschung. Das Abmelden in der App beendet die Sitzung und löscht die Push-Registrierung sofort, die Deinstallation entfernt alle lokal gespeicherten Daten vom Gerät.

Bezug der App

Soweit Sie die App über den Apple App Store oder Google Play beziehen, verarbeiten Apple Distribution International Ltd. bzw. Google Ireland Ltd. hierbei als eigene Verantwortliche Daten des Downloads (z. B. Nutzerkennung, Zeitpunkt, Gerätetyp). Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss; es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Quelle: Abschnitte 1–4 erstellt mit Vorlagen von e-recht24.de, angepasst an die tatsächlich eingesetzten Dienste; die Abschnitte 5 (Plattform) und 6 (mobile App) wurden von uns auf Basis der tatsächlichen Datenverarbeitung verfasst.